知识管理概念模型视角下知识管理实施障碍及对策研究

2019-08-23 01:13:02 科学与管理2018年5期

于果鑫 徐明

摘要:知识管理在现代组织中备受关注,各组织之间的竞争很大程度上取决于知识的竞争。文章基于知识管理概念模型的视角,從知识管理支撑要素和知识管理流程与活动两个层面,深入分析知识管理实施障碍,并从知识管理的主体、客体、方法和环境四方面分别提出了具体对应策略。

关键词:知识管理;知识管理概念模型;障碍;对应策略

中图分类号:C939 文献标识码:A DOI:10.3969/j.issn.1003-8256.2018.05.009

0 引言

知识管理是把知识作为组织的战略资源,以人为中心,以数据、信息为基础,以知识的创造、积累、共享及应用为目标,以实现组织的可持续发展[1]1-2。上世纪末,知识管理传入中国以来,伴随着知识生产速度和规模的增加,知识管理在各学界的热度持续增加,同时,知识管理的应用在各行各业迅速蔓延。从论文发布年代分布(图1)来看, 国内关于知识管理的相关研究整体可以大致呈现为3个阶段:

首先,1998年以前,国内知识管理研究处于起步探索阶段。该阶段主要研究集中在计算机科学领域。李北星等提出数据管理技术和人工智能技术相结合,可以产生能分析和评价大型数据库的知识管理系统[2],开创了国内知识管理研究的先河。余卫东等提出了工程数据库系统中的知识管理的概念,并将建立在符号对象模型基础之上的知识分为工程策略的管理、存取控制和规则的管理三类[3]。1997年,国内首次提出了企业知识管理是一种全新的管理模式[4]。而后,1998年至2008年,国内知识管理领域的研究开始繁荣起来,进入了持续增热阶段,在此期间,涌现出一大批重要著者及其高质量学术成果。该阶段的主要研究集中在企业经济学、图书情报学、计算机科学、教育学和管理学领域。本文利用文章被引次数进行排序,筛选出极具代表性的研究,其中,邱均平等指出图书情报学要围绕知识和知识管理进行全面改革[5]。杨雪晶等概要地介绍了知识经济时代企业中信息化与知识管理的特征,并论述了两者之间的辩证关系[6]。知识经济时代的到来以及先进信息技术的飞速发展,将国内知识管理的研究从理论探索阶段推进到了应用实践的探索阶段中,同时,研究的广度与深度不断加强,知识管理已然成为了多学科交叉融合的研究领域。最后,2009年至今,国内知识管理领域进入了热度递减阶段。笔者分析,其主要原因为,许多研究仍是涉及知识管理领域,只是随着大数据、云计算、机器学习等颠覆性信息技术的陆续出现,使得许多学者将重点放到了突破知识管理实施环节中某些细微的难点上,而非泛泛地探讨传统的知识管理。例如,朝乐门分析了网络环境下知识共享行为的新特征,并借鉴长尾理论、自组织论、语义Web技术和综合集成方法,提出了大规模人机协同知识管理理念[7]。

当前,我们正处于对实体不断冲击的“互联网+时代”;处于随数据挖掘、数据分析技术不断发展而推进的“大数据时代”;处于知识共享更加便利的“自媒体时代”。这无疑对传统知识管理产生了很大挑战,致使无论是企业管理界,还是以信息资源管理、内容管理、数据管理为主要研究对象的高校学院,再或是以信息技术、软件研发为重点的公司和研究团队,在推进知识管理的实施上,都面对一些障碍。在编号为GB/T 23703.1-2009的《知识管理国家标准》第一部分提出的知识管理概念模型(图2)中显示出了知识管理实施的三个层次的要素:诵牟愕氖亲橹挂葑陨矸⒄鼓勘耆范ê图鹦枰杏行Ч芾淼闹蹲试;中间层是围绕知识资源进行的一系列知识流程与活动;外围层是组织机构的知识管理基础设施建设,是知识管理活动的支撑要素。本文分别从“知识管理支撑要素”和“知识管理活动与流程”两个层面分析当前我国知识管理存在的主要障碍,并总结有效对策。

1 从“知识管理支撑要素”看障碍

(1)企业普遍存在知识匮乏的问题。知识资源是一个组织实施知识管理的基础,这里提到的知识,并不是文献、档案、书本中的知识,而是能够直接指导具体工作的知识,这才是用户直接需要的知识。目前,大多数企业十分缺乏这类知识资源。这类知识资源的获取,需要专家进行知识提取、表达、结构化等工作。

(2)管理层缺少知识管理的动力。尤其是对于中层管理者而言,更加缺乏知识管理的动力。中层管理者是组织机构的核心,一般是决策层管理者提出做知识管理,而中层管理者感受不到价值,其一在认知上,不明确什么是有效的知识管理,不知道知识管理会给企业带来什么,其二是认为知识管理与自己在实际工作面临的问题没有交集。

(3)新技术的不断出现给知识管理带来挑战。先进技术注入到知识管理中是一种发展趋势,信息技术的发展不以知识管理者的意志为转移。例如企业中现行的一套管理信息系统有着较好的效用,该企业短期内并没有更换的打算,但是系统厂商的相关技术更新和维护或者是竞争者的相继更换,导致不换不行,不换就会落后甚至被淘汰。新技术的出现,虽然是一种挑战,同时也带来一些机遇,很好地应用新技术相应地可能带来知识管理新的变化。同时,在信息技术的不断变更中,把握住知识管理的本质,显得尤为重要。

2 从“知识管理流程与活动”看障碍

2.1 知识鉴别

知识鉴别是根据知识需求有效地鉴别出有管理、利用价值的知识资源,是知识管理实施的奠基性步骤[1]9-10。因此,知识管理首先应明确知识需求,包括现有知识需求的分析和未来知识需求的分析,适用于组织层次战略性的知识需求和个人层次日常对知识的需求。例如,一个企业需要招聘什么样的员工;一类商品开辟海外市场需要进行哪些准备工作。Burton Jones认为在新的知识密集型经济下,一个企业需要培育、提高、完善企业最重要的财产:知识资产。为了达到这个目标,企业需要一个切实可行的技术来衡量他们的知识资产和知识需求,并从两个维度对组织的知识环境进行了划分[8](图3)。其中的显性知识需求即为现有知识需求,隐性知识需求是未来的知识需求。

笔者认为知识鉴别的实施就是知识需求的分析,知识鉴别的障碍主要体现在知识需求分析的不足,有以下方面:(1)知识需求认识不準确。许多企业对于自身发展没有较好的预见性,欠缺全面把控企业发展情况的能力:芏嗲榭鱿,只顾眼前利益而忽视长远发展。从发展的现阶段来看,知识管理虽然已经融入到了整体管理理念中,但是从管理模式上分析却没有发挥其应有的作用。归根结底,很多企业并没有发现知识管理真正需要的是什么。(2)知识需求的动态管理不足。组织应该在管理过程中实现对管理需求的动态跟踪,时刻对不同的知识需求进行分析,并进行需求上的改变,以适应不同发展阶段的组织发展目标。但多数企业仍只是做到了这种需求管理模式上的套用,并没有一定的跟踪管理措施,也就实现不了既定的管理效果[9]。

2.2 知识创造

创新一词起源于拉丁语,它原本有三层含义:创造新的东西、更新和改变[10]。因此,知识创新包含了知识创造与知识更新的概念,这里依照知识管理概念模型,重点讨论知识创造的障碍。对于组织来说,创新过程通常是在产品或服务方面的知识创造过程,通过研发部门的专家小组开展技术攻关。与此同时,知识创造过程不局限于研发部门,还需要通过全体员工积极参与,改善业务经营过程中的各个环节[1]3-4。知识创造过程中的主要障碍有:(1)知识创造意识不强。员工通常只是机械化地完成上级赋予的工作任务,在工作中少有自主裁量权,千篇一律的工作只需要运用既有知识或他人传授的知识即可完成,因此失去了创造新知识的意愿和动力。(2)知识创造能力薄弱。组织的知识创造能力与该组织的自主研发能力、技术能力、资源投入能力和市场能力等息息相关,许多企业本身在生存上就存在很大问题,没有将精力投入到提升知识创新能力上,或者没有CKO首席知识官来掌控企业知识管理的实施,就很容易步入恶性循环,逐渐丧失知识创造的能力。(3)知识产权;ひ馐肚啡。企业的知识创造需要有力有效的知识产权;,这样才能使企业在自主创新技术的推广过程中放开手脚。

2.3 知识获取

在企业知识管理的过程中,知识获取就是要将未经组织的文档、数据等显性知识和存在于人脑的专家技能的隐性知识转化为可复用、可检索形式的知识[11]。对于组织来说,知识获取的方式十分多样,最为基础的知识获取行为是收集整理多方面知识,同时,还可以通过兼并、收购、购买等方式直接在某个领域突破知识的原始积累获取所需要的知识,或有针对性地引入相应人才[12]。

很多组织不能够清醒地认识到知识已经成为提升和保持企业竞争力的核心要素,导致知识获取的积极性不足,或只是简单整理企业现有知识,这间接阻碍了知识创新和利用的水平。除此之外,知识获取在实施中还存在以下障碍,这里的障碍主要为在明确知识需求的情况下实施获取时遇到的障碍:(1)知识供给方存在知识;せ蛑兑匦形。许多组织或个人为了保存自己的核心竞争力,在提供知识时,;せ蛞仄浜诵闹,主观降低其供给的知识,给知识获取设置障碍。(2)跨组织知识获取时存在阻力。许多情况下,某一组织高价购买的知识库或高薪聘请的知识型人才,由于先前知识背景的差异,在其获取的知识资源有效发挥价值之前,都要经历一个漫长的磨合适应过程,这是跨组织知识获取过程中不可避免的转移成本。(3)获取的知识资源与知识需求很难做到完美契合。这类情况需要组织将获取的知识资源积极调整,使之无限接近于知识需求,适应组织发展目标。

2.4 知识存储

知识存储指的是选择、存储和定期更新对未来有潜在价值的知识,对信息、文件和经验有选择地保存所需要的管理[13]。企业的知识大量的、非结构化地存在于文件、档案、信息系统以及员工的大脑中,若想要有效利用知识提升企业竞争力,就必须要构建企业知识库,制定相关使用管理制度规范并加以有效监督,将可以直接指导具体工作的知识结构化的存储起来。

在知识存储过程中除组织领导的重视程度以及员工能力素质问题以外,存在的障碍主要有:(1)组织内部知识存储的氛围不浓厚。组织的知识存储依赖于个人知识存储,通常贯穿于工作的各个环节,如果一个组织缺失知识存储的氛围,就会降低员工存储知识的主动性和积极性。如果人人都抱着事不关己的态度,那么整个组织知识存储的数量和质量很难达到服务于决策的标准。(2)知识库的更新与维护不到位。拥有知识库只是一个组织实现知识组织的开始,从知识库建立起来到很好地发挥作用是一个漫长的过程,后期的更新和维护的意义十分重大。一般来说,知识库的更新以及维护都是由组织内部或外聘专业技术人员进行,并受相关负责人的监督,或是直接由知识库的出售方进行。由于市场竞争的激烈性,知识库中的知识每天大量更新,一个与时俱进的知识库是组织向前发展的动力[14]。(3)过程监管不到位。一个组织知识储存的制度和操作流程虽然制定好了,但具体工作环节中,会存在因为监管不到位导致员工不存、漏存和误存的现象,后期校对、补存需要较高成本,会导致许多之前的努力付之东流。

2.5 知识共享

知识共享是指个体知识、组织知识通过各种交流手段为组织中其他成员所共享[15]。知识共享促进了组织的知识创新与发展,尤其对于知识密集型组织而言,组织内部对知识的需求更为迫切,大量密集使用的知识将转化为现实的生产力、发展力和竞争力。

目前较多企业知识共享程度并不高,笔者认为可以从主观障碍和客观障碍分析造成这一现象的主要障碍:(1)主观障碍。知识共享的主观障碍主要分为知识共享动力不足与知识共享能力不足两个方面。组织内许多员工为了保留自己的核心竞争力,或是由于心里排斥和缺乏信任等,再加上企业没有较好的激励机制,主观不愿意共享自己的知识;褂幸徊糠衷惫,没有足够的知识共享能力,不掌握知识共享的方式方法,易造成知识共享中失真。(2)客观障碍。知识共享的客观障碍主要分为组织内知识共享氛围的欠缺和知识共享硬件的障碍。许多组织并没有明确向员工提出知识共享的要求,没有有效促进知识共享的激励机制,甚至组织等级森严、缺乏民主,管理层墨守成规,无疑给知识沟通设置了一道屏障。在硬件上,知识库等知识共享系统的可操作性和操作使用普及性不足也会影响知识共享的流畅性。并且,部分组织的数据库等常用的基础知识管理系统仍相对独立,这些技术层面的欠缺也会导致知识共享的障碍。

2.6 知识利用

知识在组织利用时才能增加价值。知识利用是实现上述知识活动价值的环节,决定了组织对知识的需求,是知识鉴别、创新、获取、存储和共享的参考点[1]12-13,也是知识管理的出发点和落脚点,贯穿于知识管理的全过程。知识利用的主要障碍有:(1)知识定位不准确而造成的知识选取错误。在具体工作实践中的问题是纷繁复杂的,很难通过简单的划分来确定该问题适用哪部分知识,并且企业积累的知识也是多种多样,这就要求企业更加规范地进行知识存储、组织,以在选取知识进行利用时实现知识的精准定位。(2)知识利用方式选取的恰当性直接影响知识利用的效果。常见的知识利用方式主要有:编码化、人际交流、重新整合、开发新途径、有偿转让、申请专利与开发新知识等[16]。面对不同的问题,如何根据需要,选择单一的或者组合的知识利用方式,以实现准确、高效地解决问题也是选择利用方式的难点之一。

3 对应策略

总体而言,影响知识管理实施的诸多障碍因素是相互联系、相互作用的,通过详细分析,笔者认为,知识管理实施的各项活动存在的障礙,都包含于知识管理的四方面要素之中,分别是:(1)主体:组织和人;(2)客体:知识资源;(3)主要方法及工具:知识库、数据库、组织内部交流学习等;(4)环境:组织氛围、管理机制、知识产权;ひ馐兜。因此,为更好地应对知识管理实施的障碍,本文分别从以上四个方面要素的角度提出对应策略。

3.1 加强知识管理主体建设

一个组织的知识管理主体不仅仅是单独一个知识主管,而是一个包括知识主管、知识项目管理者、知识工人和全体员工在内的多层次有机体[17]。现代企业加强知识管理主体建设的必要性是在知识经济时代全面提升企业竞争力的要求。组织中专门从事知识管理的人员对于知识管理的成功至关重要,知识主管可以设计和建立组织的知识基础设施,可以为组织制定明确的知识管理程序,因此发现、聘用、培养以及保留住知识管理的专业人员是保证知识管理顺利实施的重要举措。但是更为重要的是非专业知识管理的人员,也就是普通员工。因此,对于企业来说,必须要在知识型员工的培养上加大力度。

3.2 加强知识资源的管理

由于组织内知识的零散性、多样性、非结构化等特点,导致知识资源难以被有效利用,致使大多数组织机构面临着信息过量而知识难求的状态,尤其是可以精确指导工作的知识和可用于决策指导的知识,更是难以挖掘和管理。因此,应该利用知识地图、知识库等方法对知识进行整合,运用科学的方法对不同来源、不同层次、不同结构、不同内容的知识进行综合和集成、实施再建构,使单一知识、零散知识、新旧知识经过整合提升形成新的知识体系[18]。

3.3 完善知识管理方法与技术

建构知识地图和创建知识库是两种常用的知识管理方法。知识地图作为一种知识导航工具,于上世纪末进入到国内知识管理研究开拓者的视野。当前多数企业面临知识迷航的问题,知识地图可通过对确切的知识实体及知识关联的详细描述和表达帮助企业精准地定位到所需知识,此外,企业还可以通过知识地图实现对知识型员工的培育评估功能。知识库是企业内一切知识的载体,可以实现对知识的一站式管理和利用,目前许多组织的知识库构建不够完善,甚至存在多个知识库相互独立的现象,不能有效地对组织发展进行战略指导。因此,企业在明确知识需求后,首要的工作就是制定相关标准,构建完善的知识库。

3.4 建立促进知识管理的组织文化

要把知识共享体现在组织的核心价值中。一个成功的组织应该鼓励员工发现、共享和创造知识,激发员工内心愿意成为组织中知识资源的一部分。首先,组织文化应该有利于形成相互信赖的关系和统一的价值观;其次,组织应当通过奖励激励机制鼓励员工间的交流与合作;最后组织应该创造一个有知识产权;さ哪诓炕肪。总而言之,组织要不断强化员工的知识意识,使知识管理成为日常工作的一部分,不断鼓励员工进行知识活动,形成有利于知识管理的文化氛围。

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Obstacles and Countermeasures of Knowledge Management Implementation from the Perspective of Knowledge Management Conceptual Model

YU Guoxin1,XU Ming2

(1.School of Information Resource Management,Renmin University of China,Beijing 100872,China ;

2. Qilu University of Technology(Shandong Academy of Sciences),Jinan 250014,China)

Abstract: Knowledge management has attracted much attentions in modern organizations, and the competition among organizations largely depends on the competition of knowledge. Based on the perspective of knowledge management concept model, this paper analyzes the obstacles of knowledge management implementation from two aspects of knowledge management support elements and knowledge management processes and activities, and puts forward specific corresponding strategies from four aspects of the subject, object, method and environment of knowledge management.

Keywords:knowledge management; knowledge management conceptual model; obstacles; corresponding strategies

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